Messagerie Académique - Questions fréquemment posées


1. Comment connaître ou retrouver mon identifiant ou mon mot de passe académique ?

Votre compte utilisateur est en général composé de la manière suivante : première lettre du prénom suivie du nom. L'identifiant de Florent Durand sera par exemple fdurand.
Un chiffre ajouté en fin d’identifiant permet de gérer et de différencier les homonymes : par exemple, l’identifiant de Françoise Durand sera fdurand1 et celui de Frédéric Durand sera fdurand2.


Cet identifiant est utilisé pour la messagerie, pour l'application I-Prof et pour les applications métier via le portail ARENA. L'application Ma-Mamia vous permet de retrouver votre identifiant et de réinitialiser votre mot passe à sa valeur par défaut qui est le NUMEN.


Votre NUMEN vous a été communiqué lors de la création de votre dossier administratif. Si vous l'avez égaré, seul votre service de gestion est habilité à vous le communiquer de nouveau.


En cas de difficulté contactez la plateforme d'assistance informatique.

2. Comment accéder à ma boîte aux lettres académique ?

Vous pouvez consulter le contenu de votre boîte mail académique :

3. Quelle est mon adresse email académique ?

Votre adresse académique est en général de la forme prenom.nom@ac-toulouse.fr, mais il y a des exceptions (homonymes, prénoms composés, nom de jeune fille...).


Connectez vous au Webmail avec votre identifiant et mot de passe. Votre adresse email académique est indiquée dans l’arborescence de gauche.


En cas de difficulté, adressez-vous à la plateforme d'assistance informatique.

4. Comment changer mon mot passe de messagerie ?

Connectez-vous au Webmail avec votre identifiant et votre mot de passe.

Utilisez le menu Options et sélectionnez Modifier le mot de passe.

5. Quelles précautions prendre pour mon mot de passe ?

Un mot de passe permet d'authentifier un utilisateur qui est responsable de son compte.
La responsabilité juridique est donc engagée dans le cas où un mot de passe est piraté et utilisé à des fins frauduleuses. Il faut protéger un mot de passe comme un code de carte bancaire.
Pour cela, lisez impérativement ces quelques conseils.

6. Comment utiliser le webmail ou configurer un client de messagerie ?

Consultez la documentation pour vous familiariser avec les fonctionnalités du Webmail.


Téléchargez la documentation correspondant à votre client de messagerie :

7. Comment faire lorsque ma boîte aux lettres académique est saturée ?

La messagerie académique est limitée en espace de stockage. Chaque utilisateur dispose, pour le fonctionnement de sa boîte aux lettres d'un espace de 100 Mo sur le serveur académique.


Lorsque 90% de cet espace est occupé, un message vous est envoyé pour vous alerter.
Il faut alors rapidement libérer de l'espace en supprimant des messages (en priorité les plus lourds, c'est-à-dire ceux qui contiennent des pièces jointes) puis vider la corbeille.


Remarque : lorsque vous envoyez un message via le Webmail, une copie est enregistrée dans le dossier "Envoyé". Vous pouvez également gagner de l'espace en supprimant les éléments envoyés que vous jugez inutile de conserver.


Lorsque 100% de cet espace est occupé, vous n'avez plus connaissance de l'arrivée de nouveaux messages. Ces messages ne sont pas perdus, ils sont conservés pendant 7 jours pour vous laisser le temps de libérer de l'espace. Passé ce délai, si l'espace n'est pas libéré, les messages en attente sont retournés à l'expéditeur.


Si votre boîte aux lettres n'est pas consultée durant une période de 3 mois, elle sera considérée comme inactive et vidée de ses messages si nécessaire. Elle ne sera pas pour autant fermée.

Saturation de la messagerie

Ce phénomène résulte du fait que les boîtes aux lettres occupent un espace trop important sur le serveur académique de messagerie (boîtes jamais consultées, boîtes jamais vidées).
Pour éviter un blocage total de la messagerie, l'administrateur pourra, dans l'urgence, être obligé de vider les boîtes non consultées depuis plus de 3 mois ou occupant un espace excessif (+ de 100 Mo).


Soyez donc vigilant, vous devez veiller :

  • à ce que l'espace occupé sur le serveur par votre boîte aux lettres n'excède pas 100 Mo
  • à ce que votre boîte aux lettres soit consultée au minimum une fois tous les 3 mois.

Pensez à effectuer ces opérations avant les congés scolaires.

8. Attention au "filoutage", "hameçonnage" ou "phishing"

Concrètement, il s'agit de l'envoi massif d'un email à l'attention d'un ensemble de personnes. Prétextant un problème technique, le destinataire est invité à renvoyer par email ses identifiant et mot de passe qui seront ensuite utilisés de manière frauduleuse. (voir un exemple)
Ne répondez jamais à un message de ce type et ne communiquez sous aucun prétexte vos informations de compte.

9. Comment créer mon carnet d'adresses ?

Tout dépend du mode de consultation de votre boîte aux lettres :

  • si vous utilisez un logiciel de messagerie vous pouvez créér votre propre carnet d'adresses qui demeure sur votre poste de travail. Vous pourrez l'utiliser chaque fois que vous accédez à la messagerie depuis votre ordinateur personnel.
  • si vous utilisez le Webmail vous pouvez constituer votre propre carnet d'adresses et consulter l'annuaire académique. Consultez la documentation du Webmail pour en savoir plus.

10. J'ai reçu un message me signalant que mon message n'a pu être délivré à son destinataire

Quand une boîte aux lettres atteint l'espace disque maximum qui lui est octroyé sur le serveur, elle ne peut plus recevoir de nouveaux courriers.
L'expéditeur reçoit un message l'avisant que son courrier n'a pu être distribué faute de place dans la boîte aux lettres du destinataire.


Parallèlement, le destinataire est avisé de l'encombrement de sa boîte, et est invité à libérer de l'espace disque. Pendant 7 jours, votre message lui sera automatiquement re-transmis mais il ne sera délivré que si la place est suffisante. Il vous est donc conseillé de contacter le destinataire par un autre moyen pour l'aviser de la situation.

11. Pourquoi mon identifiant habituel de messagerie ne me permet pas d'accéder à IProf ?

L'accès à IProf se fait grâce à l'identifiant de votre boîte aux lettres de messagerie (compte utilisateur et mot de passe habituels).
Si vous n'accédez pas à IProf en utilisant ces données, vous êtes probablement dans un des cas suivants :

  • Les personnels de votre corps ont-ils bien accès à IProf?
    L'application IProf n'est pas encore ouverte à tous les personnels, assurez vous que vous êtes bien concerné.
  • Votre mot de passe est-il assez long ?
    IProf exige que votre mot de passe comporte 3 caractères minimum. Si ce n'est pas le cas, modifiez votre mot de passe.
  • Ne possédez vous pas 2 boîtes aux lettres ?
    Seules les coordonnées des boîtes aux lettres officielles, initialisées à partir des bases académiques de personnels permettent d'accéder à IProf. Peut être utilisez-vous une boîte provisoire, créée par l'administrateur de messagerie de votre établissement ? Vous devez impérativement utiliser votre boîte institutionnelle. C'est la seule qui permet l'accès à IProf.

12. Je voudrais en savoir plus sur le dispositif antispam académique

Votre boîte aux lettres est protégée par un dispositif antispam se trouvant en amont des serveurs de messagerie de l’académie.


Si vous êtes destinataires d’un ou plusieurs messages supposés indésirables, ces messages sont filtrés et un email provenant de l’adresse alerte-spam@ac-toulouse.fr vous est envoyé. Cet email contient un lien vous permettant de consulter tous les messages supposés indésirables reçus dans les dernières 24h. Cette politique de quarantaine est l’option mise en place par défaut sur tous les comptes de messagerie.


Deux autres politiques antispam, beaucoup plus intrusives que la politique de quarantaine, sont à votre disposition :

  • Ajouter "***SPAM???" dans les sujets des courriels détectés comme indésirables.
    Vous pouvez ensuite réaliser un filtrage par une règle au niveau de votre client de messagerie.
  • Ne réaliser aucun traitement antispam
    Aucun email n’est analysé par le système antispam et vous les recevez tous dans votre boîte aux lettres.

Vous pouvez modifier la politique antispam, consulter et/ou récupérer les messages supposés indésirables qui ont été filtrés depuis 15 jours en vous connectant sur l’application de gestion des spams.

13. Je continue de recevoir des spams malgré la quarantaine automatique

Aucun système de filtrage n’est parfait, mais le dispositif antispam a la capacité « d’apprendre ». Il s’améliore au fil du temps et devient de plus en plus efficace. Malheureusement, les expéditeurs de spams redoublent d’ingéniosité pour contourner les dispositifs de filtrage et certains de leurs messages passent entre les mailles du filet. C’est une « guerre » éternelle.

14. J’attends un message important et je crains qu’il soit bloqué par le dispositif antispam

Vous pouvez vérifier que votre message n’a pas été filtré par erreur en vous connectant sur l’application de gestion des spams. Si vous souhaitez anticiper la réception d’un message important et ne prendre aucun risque, vous pouvez ajouter l’adresse du destinataire dans la « Liste positive ». Les messages émis par une adresse contenue dans la « Liste positive » ne seront pas analysés par le système antispam.


Consultez le fichier d’aide de l’application pour en savoir plus.

15. Je voudrais en savoir plus sur le serveur de liste de diffusion "Sympa"

Sympa est un service de listes de diffusion destiné aux utilisateurs de l'académie de Toulouse.
Il s'agit de listes institutionnelles, de bulletins d'information ou de listes de discussion entre personnes appartenant à un même groupe de travail ou partageant le même centre d'intérêt.
Chaque liste a une adresse unique ( ex: profs-anglais@ac-toulouse.fr) et un courriel adressé à cette adresse est distribué à tous les abonnés de la liste.


Peut-on s'abonner à ces listes ?

Certaines listes sont "fermées" car réservées à un ensemble limité de destinataires. C'est le cas des listes institutionnelles (ex: tous les lycées d'un département, tous les personnels d'un établissement...). D'autres sont ouvertes et il est possible aux intéressés de demander à s'abonner.


Peut-on écrire à ces listes ?

Tout dépend de la liste et du niveau de contrôle choisi. Il peut y avoir :

  • des listes ouvertes à tous : n'importe quel internaute peut écrire à la liste.
  • des listes réservées aux personnels de l'académie de Toulouse (l'adresse d'émission devra être du type ...@ac-toulouse.fr).
  • des listes réservées aux personnels de l'éducation nationale (avec également contrôle de l'adresse d'émission qui sera académique ou ministérielle).
  • des listes réservées aux seuls abonnés..
  • etc...

Comment accéder au service Sympa ?

Toutes les listes ne sont pas visibles. Certaines ne sont accessibles qu'après authentification.
Pour s'authentifier, il convient de préciser son identifiant habituel de messagerie : compte utilisateur et mot de passe.


Comment créer une liste Sympa ?

La création d'une nouvelle liste nécessite l'autorisation préalable de l'inspecteur de la discipline, du chef d'établissement ou de service selon la nature de la liste. Cette personne sera responsable de la liste.
Le demandeur de liste (qui en sera l'animateur) doit se connecter sur Sympa et après authentification préparer son projet de liste.
Parallèlement, l'autorisation du responsable de la liste doit parvenir à l'adresse : sympa-master@ac-toulouse.fr. Il s'agit de l'adresse de l'administrateur Sympa, responsable de ce service qui pourra ainsi procéder à la validation de cette nouvelle liste.